| solvinity logo

Digitale Transitie 2020

12 December 2018

Verslag ‘Missie: Digitale Transitie 2020’

Een IT Experience voor gemeenten

Donderdag 15 november – Gemeenten maken onderdeel uit van een sterk veranderende samenleving waarin digitalisering een grote rol speelt. Burgers en ondernemers vragen om een andere manier van informatievoorziening en dienstverlening. Het overkoepelend gemeentelijk orgaan de VNG heeft daarom ‘De Digitale Agenda 2020’ opgesteld voor het implementeren en toepassen van een ICT-strategie die de gemeentelijke uitvoering moet verbeteren. Hierin voorzien, en tegelijkertijd de snelle opeenvolging van trends en ontwikkelingen op ICT-vlak bijbenen, kan voor gemeenten een uitdaging zijn die aanvoelt als een enorme militaire operatie. Om hen hierbij te helpen organiseert Solvinity speciale IT Experiences voor gemeenten, onder de noemer “Missie: Digitale Transitie 2020’.

D-day: IT Experience ‘Missie: Digitale Transitie 2020’

Op donderdag 15 november kwamen Informatie & Automatisering adviseurs, projectleiders en ICT-managers uit verschillende gemeenten bijeen in het centraal gelegen Nationaal Militair Museum, dat zich in de prachtige, in herfstkleuren getooide bossen van Soest bevindt. Met een workshop, presentaties en discussies specifiek gericht op de ontwikkelingen in de gemeentelijke markt werd in een interactieve setting een ervaring gecreëerd die diverse gemeenten een stapje dichter bij hun doel heeft gebracht: een Digitale Transitie rond 2020.

Kick-off

Rob van Ewijck, Business Manager bij Solvinity
Na een buffetlunch vond de kick-off plaats in een originele Fokker F-27 Troopship, een oud militair transportvliegtuig uit de jaren ’50. Rob van Ewijck nodigde deelnemers uit zich kort voor te stellen en aan te geven wat een ieder uit deze middag wenste te halen. Vragen die voorbij kwamen: hoe ziet een regie-organisatie eruit, hoe houd je de regie, hoe pak je een cloud transitie het beste aan, hoe ga je om met weerstand en wat zijn risico’s om rekening mee te houden? De grote gemeenschappelijke deler was dat men van elkaar wilde leren wat er komt kijken bij een transitie naar de cloud en begrijpen hoe een regiefunctie bij een gemeente kan werken wanneer IT wordt uitbesteed.

Workshop ‘Transitie naar de Cloud’

Klaas Heek, ICT Consultant & Solution Architect bij Solvinity
Via de indrukwekkende militaire pronkstukken van het museum liep de groep naar de workshopruimte voor het volgende onderdeel; een workshop over cloud transitie.

Aan de hand van het ‘Cloud Transition Framework’ van Solvinity bracht Klaas Heek de motivaties om tot een digitale transitie te komen in kaart. Dit model begint bij de vraag waarom een verandering noodzakelijk of gewenst is. Immers zoals met alles: om erachter te komen wát je moet gaan doen, moet je eerst helder voor ogen hebben wat je wilt bereiken of oplossen. De wensen die achter deze vraag verscholen liggen, noemen wij ‘transitie drivers’ die we samenvatten in zes C’s: Cost, Continuity, Change, Control, Core en Comfort.

Opvallend was dat, in tegenstelling tot het bedrijfsleven waar Cost en Change vaak de belangrijkste drivers zijn, bij deze gemeenten vooral Comfort en Continuity (en Cost op een 3e plek) werden aangewezen. Hieruit kun je concluderen dat ontzorging van de burger, ondernemer en de eigen organisatie enerzijds en een stabiele dienstverlening kunnen blijven leveren anderzijds, voorop staan in gemeenteland.

Dit sloot naadloos aan bij de 7e, en wellicht de belangrijkste, ‘C’ die er bleek te zijn: de ‘Customer’. Dit kan de burger, de ketenpartner, de ondernemer of de medewerker zijn. Met verschillende belangen maar ongeacht wie, het devies luidt: verlies deze nooit uit het oog maar stel deze altijd voorop.

Presentatie ‘Het belang van IT-regie voor de digitale gemeente’

Wim Hoekstra, Strategisch Adviseur Lokale overheid bij Quarant
In de presentatie van Wim Hoekstra, als Strategisch Adviseur een bekende in gemeenteland, kwam regievoering uitgebreid aan bod. Hoekstra benadrukte dat IT steeds meer een sourcingsvraagstuk aan het worden is (adoptie van de cloud cq. outsourcing) voor gemeenten. Bij externe ICT is regievoering een absolute noodzaak en daar kunnen organisaties zich beter ver van te voren op voorbereiden. Dit betekent dat er echt keuzes gemaakt moeten worden. En daarbij geldt: Meten = Weten = Sturen! De crux van een goede samenwerkingsrelatie tussen uitbesteder en leverancier(s) zit hem in het kiezen van de juiste meetpunten, die voor elke organisatie of samenwerking anders zijn, en hier steeds op te verbeteren.

Hoekstra vatte een digitale transitie van IT outsourcing gecombineerd met een cloudgang in zeven stappen samen:

  • Definieer de juiste redenen voor een cloudgang
  • Vertaal de strategie in een cloudbeleid dat kaders biedt waarop je kunt terugvallen
  • Borg het cloudbeleid in portfoliomanagement, informatiebeveiliging en privacy beschermingsprocessen
  • Vertaal het cloudbeleid in een cloudarchitectuur
  • Selecteer en contracteer cloudpartners/leveranciers en realiseer de architectuur
  • Bouw een regie organisatie op:
    • Implementeer de relevante (tactische) BiSL en ITIL processen
    • Definieer de rollen en geef hier invulling aan
    • Implementeer eventueel aanvullende tooling
  • Meet periodiek de kwaliteit van de samenwerkingsrelatie

Presentatie ‘Regievoering bij een Amfibische Operatie’

Paul Kuiper, Luitenant ter Zee bij de Koninklijke Marine
Er volgde een intermezzo van Paul Kuiper waarin hij de vergelijking trok tussen een ICT- en een militaire operatie door in te zoomen op de regievoering tijdens een Amfibische Operatie.

Bij zo’n operatie vormen twee elementen de sleutel tot het succes: blind vertrouwen en onvoorwaardelijke samenwerking. Nu is blind vertrouwen bij een outsourcingsproject niet direct een gegeven en ongetwijfeld onrealistisch. Vertrouwen moet worden verdiend en groeien om meer bestendigd te raken. Doorgaans is er vanaf het begin wel al een ‘klik’ die de basis vormt voor een sterk partnership. Hierin moeten beide partijen investeren. Voortdurende aandacht voor de relatie zorgt voor een constructieve samenwerking en gezonde verstandhouding. Het zijn semi-formele relaties die de meeste kans op succes geven. Deze worden gekenschetst door (verdiend) wederzijds vertrouwen en inlevingsvermogen in een cultuur van geven en nemen tussen de regie-organisatie van de uitbesteder en het delivery management van de leverancier. Het contract geeft slechts de spelregels voor het maken van afspraken, maar de afspraken zelf kunnen gedurende de looptijd worden aangepast of uitgebreid.

Er waren ook contrasten te benoemen, vooral in de laatste beslissende fase van de operatie/transitie. Bij gemeenten is er dan ruimte voor eigen invulling, omdat het bij onvoorziene situaties vaak beter is om direct te handelen. Bovendien werk je met mensen bij wie eigen initiatief en denkkracht bijdraagt aan de motivatie en de kwaliteit. Bij Defensie wordt dit in deze fase zoveel mogelijk beperkt met allerlei afspraken; voorspelbaar gedrag van je collega militair in de hitte van de strijd kan immers het verschil betekenen tussen leven en dood.

Regie in de praktijk

Klaas Heek ICT Consultant & Solution Architect bij Solvinity
Het laatste onderdeel was ‘Regie in de praktijk’ waarin Klaas de geleerde lessen van Solvinity op vijf vlakken heeft gedeeld. Hieronder tref je per vlak de belangrijkste punten:

  • Samenwerken: wees realistisch over de planning, het vasthouden van kennis, kosten en legacy systemen. Je kunt niet alles plannen of controleren. Door vanaf het begin eerlijk en realistisch naar elkaar te zijn, creëer je de beste omstandigheden om te kunnen anticiperen.
  • Regisseren: wees strak in de organisatie, maar flexibel in de uitvoering. Een voorbeeld: toen de Agile werkwijze, zoals de afgelopen jaren bij zoveel ICT-organisaties, haar intrede deed bij Solvinity bleek de hiermee gepaard gaande zelfsturing in de transitiefase niet goed te werken. Teams misten de sturing die nodig was. Solvinity combineert dit nu door transities op een gecontroleerde manier te organiseren, maar Agile te houden op de werkvloer.
  • Controleren: meet je klanttevredenheid tijdens en blijf dit doen na de transitie. Niet alleen de technische performance uit de Service Level Agreement, maar ook de interne en externe gebruikerservaring: de XLA (Xperience Level Agreement).
  • Innoveren: blijf om je heen kijken en experimenteren. Dit geldt voor uitbesteder en leverancier. Voor de uitbesteder geldt, dat innovatie niet gratis is. Het kost tijd en moeite en daarom is het verstandig dit vast op te nemen in de aanbesteding. Leveranciers moeten op hun beurt aansluiten bij de vraag van de organisatie en op de hoogte blijven waar deze mee bezig is.
  • Customer first: leef je in, verdiep je in de wereld van de eindgebruiker, betrek elkaar bij alle facetten, meet op ervaring (XLA) en evalueer met elkaar.

Tot slot

De middag werd afgesloten met een borrel en een hapje, waar na kon worden gepraat over alles wat deze middag voorbij was gekomen. Geïnspireerd door de setting konden de militaire avonturen uit persoonlijke koker niet uitblijven.

Het was een interactieve middag, die hoog is gewaardeerd met een gemiddeld cijfer ‘8’. Deelnemers waardeerden dat de bijeenkomst zich specifiek richtte op gemeenten, die hun eigen bijzonderheden hebben naast de generieke uitdagingen die horen bij een digitale transitie. De persoonlijke setting bood veel ruimte voor het delen van ervaringen en het stellen van vragen, wat als prettig werd ervaren. Daarnaast bleek de aandacht voor regievoering een welkome toevoeging, omdat dat wel eens wordt onderschat of overgeslagen bij dit soort complexe IT-trajecten.

Wij danken iedereen die deel heeft genomen en deze middag mogelijk hebben gemaakt!

 

Wil je ook een IT Experience bijwonen? Meld je dan aan via het contactformulier.

Ben je geïnteresseerd in wat Solvinity voor jouw gemeente kan betekenen of heb je een vraag of opmerking naar aanleiding van deze blog? Neem contact op met Rob van Ewijck of stuur een e-mail naar gemeenten@solvinity.com.

Meer weten over Solvinity? Kijk op onze website www.solvinity.com. Hier vind je blogs van zowel Rob van Ewijck als Wim Hoekstra die zich speciaal richten op de gemeentemarkt, en kun je je aanmelden voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen.