| solvinity logo

Digitale Transitie 2020

8 October 2018

De digitale gemeente: ICT uitbesteding als versneller

Digitalisering, geen bedrijf of instelling ontkomt eraan. Ook gemeenten niet. Het gros van de burgers wil alles digitaal voorgeschoteld krijgen zodat er geen ritje naar het gemeentehuis nodig is. Dat kost immers tijd en is inefficiënt, terwijl het zoveel makkelijker kan. We zijn inmiddels gewend aan het afhandelen van allerlei zaken waarvoor we vroeger naar een kantoor moesten: een rekening is online zo geopend, je hypotheek regel je via Skype. Veel gemeentelijke zaken willen we ook liever volledig digitaal afhandelen. Maar daar is wel het een en ander voor nodig.

In de Digitale Agenda 2020 zoals opgesteld door KING (nu: VNG Realisatie) zijn drie ambities gedefinieerd: “Open en Transparant in de Participatiesamenleving”, “Werken als één efficiënte Overheid” en “Massaal Digitaal, Maatwerk Lokaal”. Een gemeente die hieraan voldoet geeft inwoners en ondernemers regie op eigen gegevens, beschikt over een versnellende infrastructuur en werkt effectief samen met uitvoeringspartners in de keten.

Eén van de punten die centraal staat in de ambitie “Massaal Digitaal, Maatwerk Lokaal” is een robuuste, veilige en efficiënte informatie-infrastructuur. Dat is de basis voor het kunnen leveren van digitale diensten. Het als gemeente zelfstandig aanpakken van de digitaliseringsslag is bijna ondoenlijk. Het vraagt juist om focus op de kernactiviteiten en dát vraagt om het anders uitvoeren van activiteiten die niet tot de kern horen. Zoals ICT. De leidende facilitator van digitalisering, maar een gemeente is geen ICT-bedrijf. Een ICT-infrastructuur is noodzakelijk, maar inmiddels zo specialistisch dat gemeenten dat niet meer kunnen bijbenen. Uitbesteden is dan een realistische optie.

Kosten besparen of digitalisering versnellen

Bij de overweging om uit te besteden, rijzen meteen een aantal vragen. Willen we als gemeente kosten besparen of kwaliteit verhogen? Willen we onze digitalisering versnellen of willen we minder zorgen om de dagelijkse ICT-operatie? Vaak is het een combinatie van verschillende elementen, maar soms gaan die niet samen. Bijvoorbeeld kosten besparen en kwaliteit verhogen. Versnellen en tegelijkertijd een bestaande ICT-infrastructuur in stand houden eigenlijk ook niet. Daarom is bij uitbesteden het bepalen van de reis van A (wat hebben we nu) naar B (waar willen we naartoe) zo belangrijk.

Een gemeente bepaalt bij uitbesteding grotendeels zelf welke doelen zij stelt en welke strategie zij volgt. Daarna komt de vraag welke diensten worden uitbesteed. Wat kunnen of willen we behouden van de huidige situatie en welke nieuwe functionaliteit is nodig om te versnellen? Tot hoever kun je uitbesteden en welke rollen komen dan te vervallen? Maar ook: hoe zorgen we dat het IT-huis constant is beveiligd volgens de laatste normen en kaders? Gelukkig zijn er standaarden, normen en kaders, zoals inkoopvoorwaarden (GIBIT) en een softwarecatalogus maar de vragen en implicaties strekken verder dan alleen de techniek: huidige ICT-medewerkers hebben kennis en ervaring in de gemeentelijke organisatie en moeten begeleid worden in hun persoonlijke ontwikkeling in een veranderende omgeving. Uitbesteden van ICT kan hun werkterrein vergroten en verbeteren, mits de organisatie van ICT met een duidelijke beschrijving van taken, rollen en verantwoordelijkheden wordt meegenomen in het uitbestedingsproces.

Uitbesteden en de regie houden

Vol inzetten op digitalisering vraagt om een heldere visie op de toekomst en een solide basis. Het automatiseren van gemeentelijke processen verhoogt de afhankelijkheid van ICT terwijl ICT steeds moeilijker onder controle te houden valt. Is de “robuuste, veilige en efficiënte informatie-infrastructuur” waarover wordt gesproken wel haalbaar? Met steeds meer schakels in de ICT-keten en telkens nieuwe toepassingen en technologieën is dat een grote uitdaging. Willen gemeenten met ICT-uitbesteding van de eerste naar de tweede, of derde versnelling schakelen, dan moeten ze stevig achter het stuur zitten. Maar dan wel met een betrouwbare copiloot.

Wil je meer weten of heb je vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze blog? Neem dan contact op met Rob van Ewijck, Sales Manager New Business bij Solvinity.